La fraicheur d’un fichier est déterminante pour limiter les dépenses de marketing direct.
5 points essentiels sont à surveiller :
- restructurer l’adresse : il est important de scinder l’adresse en plusieurs informations qui iront dans des champs différents de votre base données ou tableau Excel, exemple : Anne TUDOR, 38 rue Sainte Marguerite, 69002 Lyon; le nom et le prénom seront dans deux champs différents, l’adresse, le code postal et la ville dans trois autres champs
- normalisez les adresses; il s’agit d’homogénéiser les éléments de l’adresse : Blv, Bvd = boulevard; des logiciels permettent de réaliser cette opéraion en masse; La Poste propose également des fichiers aux normes ainsi que des services de remise aux normes
- surveillez les NPAI (n’habite plus à l’adresse indiquée); de retour d’une opération de mailing saisir toutes les informations pour corriger les erreurs, supprimer les adresses eronnées ou les désactiver de votre logiciel de gestion de la relation client
- dédoublonnez; les saisies multiples (imports dans un même fichier des sources différentes, acteurs différents qui saisissent sans se concerter); votre tableur habituel (Excel, Open Office) peut, avec la fonction recherche ou le tri par colonne, vous permettre de supprimer les lignes qui font doublon. Veillez à ce que les enregistrements supprimés le soient si 2 informations se recoupent (par exemple le nom de l’entrepreprise+le N) de téléphone)
- intégrez dans votre fichier les informations propres à votre activité : noms des produits/services; codes produits; dates de commandes….Toutes ces informations vous serviront à segmenter vos fichier pour différencier vos opérations de marketing
Ces points sont incontournables dès le début de la construction d’un fichier car en général, une fois la base de données construite, l’on y revient rarement.
Hors celle-ci constitue le fondement de vos opérations de marketing.
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