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4 cas identifiés : attention aux risques de grippage

Bien entendu je ne vais pas vous parler de grippe. La presse s’en occupe.

Je vais plutôt revenir sur des principes simples lors de la constitution de vos fichiers (Excel par exemple ou Open Office).

Ce billet m’est venu à l’esprit car je viens de faire une mauvaise expérience avec un client. En effet lorsque je démarre des campagnes de téléprospection je propose également le logiciel de Gestion de la Relation Client et les fichiers.

Parfois je reçois des fichiers de la part de mes clients et là les choses peuvent se corser.
Les fichiers peuvent être saisis par différentes personnes sans consultation, sans savoir qu’à l’avenir un tel fichier peut être exporté dans une application de gestion de contacts (GRC) et traité par d’autres personnes.

Alors réfléchissez aux points suivants :

  • une seule information par champ : exemple le nom et le prénom d’une personne sont dans deux cellules différentes de votre tableur
  • pas de retour de ligne dans une cellule : ne pas appuyer sur « entrée » (renvoi à la ligne). Une telle manipulation ne se voit pas forcément et lors d’un import dans un logiciel type GRC cela peut bloquer le transfert des données
  • Adresses : prévoyez 3 colonnes pour : adresse 1, adresse 2, adresse 3; En effet la taille des cellules d’une GRC, peut être limitée et les informations ne rentreront pas dans une seule cellule. Exemple : ad 1 = nom de la rue, ad 2 = nom du bâtiment, ad 3 = la Boite Postale
  • N° de téléphone (fax) : pas de « . » entre les chiffres ni de « , » , de « / » ou de « ; ». L’informatique a parfois horreur de ces sigles

Voilà cela m’a pris 10 minutes pour vous dire cela. Lors de l’import du fichier cela m’a pris 1 heure sans résultat. C’est mon prestataire informatique et développeur de ma GRC qui m’a dépanné : 1 heure également.

Autant vous dire que si vous êtes novice je pari que vous jetez tout par la fenêtre.

Restez cool.

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