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  • Conseil en développement et structuration commerciale

Normalisation de saisie de l’information commerciale, épisode 2

cc-database- 2 Suite à l’article précédent, je poursuis mon investigation sur la nécessité de normer la saisie de l’information commerciale (voir 5 conséquences si vous ne décidez pas des normes de saisie de l’information commerciale).
La situation : mettre en place un outil de Gestion de la Relation Client (GRC/CRM).

La norme de saisie des dossiers

Avant la mise en place de votre outil CRM vous aviez déjà l’habitude de nomer des dossiers clients dans vos fichiers Excel/Libre Office ou bien dans votre armoire sous forme de dossiers physiques (boîtes d’archives, chemises à élastique).

Il vous faudra maintenant décider de continuer avec cette façon de faire ou bien de la remettre en cause pour plus d’efficacité.

Par exemple, que faire avec un nom de type : « Communauté de Communes du Pays de Trifouillis les Oies » ?

Lors d’une fusion publipostage il y a le risque que la Raison Sociale soit tronquée sur l’étiquette que vous allez coller sur l’enveloppe car trop de caractères.
Mais il vous faudra également veiller à ce que le facteur comprenne bien l’intitulé si vous le raccourcissez : « Com. de Com. Trifouillis les Oies ».

Vous allez devoir tenir le même raisonnement pour les noms commerciaux : par exemple un supermarché est souvent nommé du nom de son enseigne et de la Ville dans laquelle il est implanté. Tout le monde s’y retrouve, même le facteur mais il ne s’agit en aucun cas d’une adresse valide de facturation.

Les noms commençant par un article (Le, La, Les, L’) vous poseront également un problème. La norme veut que l’on mette l’article à la fin entre parenthèse : « FOURCHETTE (LA) »

Enfin une agence est souvent désignée par : « Agence Jelouetout Lyon ». Il est préférable d’écrire « JELOUETOUT LYON ».

Bien entendu le moteur de recherche intégré à votre CRM vous sera utile mais parfois une simple faute de frappe et le résultat de la recherche = 0.
De plus vous n’êtes pas seul à saisir l’information commerciale et à la partager. Il est nécessaire que vos règles soient les mêmes pour tous.

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