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La sensibilité des CRM au RGPD

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Le 25 mai prochain, le RGPD rentre en application. Il concerne toutes les entreprises.
Je ne reviens pas sur ce qu’est le RGPD, la littérature est abondante sur Internet pour maintenant vous faire une opinion.

RGPD et CRM : le champ libre ?

Le magazine ACTIONCO.FR, dans son article du 3 novembre dernier, intitulé « RGPD, pourquoi cela concerne aussi les commerciaux« , consacrait un paragraphe à la question « Quel impact sur les CRM  ? »

Il y est question des champs libres disponibles dans les CRM.
Les champs libres sont les zones de texte dans lesquelles un utilisateur du CRM (les commerciaux par exemple) rentre librement des commentaires. A l’opposé des champs libres, il y a les champs déroulants. Ces derniers vous déroulent une liste d’items à choisir pour notifier une situation ou un état de votre prospect.

Voilà, maintenant vous voyez ce que je veux dire.

Donc, ATTENTION aux données sensibles que l’on rentre dans ces espaces libres au regard du RGPD !

les données sensibles et le CRM

Vous savez que les données collectées se distinguent en :

  1. données personnelles (un nom, un téléphone, une adresse mail nominative…)
  2. données sensibles (origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé…)

Vous allez me dire : « Je ne gère pas de données sensibles, car ce sont uniquement des données commerciales classiques ». OUI, MAIS !

Je suis un professionnel de la vente et de la prospection téléphonique. Donc j’utilise toutes notes et historiques pour me permettre de relancer mes interlocuteurs dans le cadre de la gestion de ma relation client-prospect.

Hors, régulièrement, lorsque vous demandez au téléphone tel ou tel décideur, vous pouvez vous entendre dire par votre interlocutrice qu’untel (unetelle) est absent, car en maladie ou en congés maternité. L’intérêt est alors de pouvoir consigner une date hypothétique de rappel. Selon comment vous allez notifier cette information, vous prenez le risque de rentrer une information sensible.

Le risque de l’information sensible est là

Je reprends mon exemple ci-dessus. Albanne DUPONT (le nom est fictif bien sûr) , la DRH que vous souhaitez joindre au téléphone est en congé maternité jusqu’au 12 septembre. Vous ne demandez aucunement le détail du congé, mais c’est une banalité (la situation téléphonique, pas le congé maternité évidemment) que de le dire ainsi.

Dès lors, si vous rentrez sans y prendre garde la totalité de l’information, vous consignez des mots clés comme « maternité » ou dans d’autres cas « maladie ».

Mon interprétation de la donnée sensible vis-à-vis du RGPD

Comme beaucoup d’entre vous, je lis, pour les comprendre, les différents textes et explications que l’on trouve sur le Net au sujet du RGPD.
Et c’est en recoupant l’article d’ACTIONCO.FR et de ce que j’imagine (au vu des textes officiels) du poids des mots clés comme « maternité », « maladie », qu’il y a un risque de tomber sous le coup de l’interdiction de collecte d’une information sensible.

Comment se débarrasser des mots sensibles dans votre CRM ?

Je vous propose de réfléchir à 5 étapes :

  1. lister les mots clés qui font pencher la balance de « donnée personnelle » vers « donnée sensible »
  2. rechercher les termes dans votre CRM avec votre outil de recherche contextuelle
  3. éradiquer cette information qui ne vous est pas utile
  4. limiter le recours aux zones de commentaires libres et favoriser l’utilisation de menus déroulants de vos logiciels CRM
  5. vous fixer comme bonne pratique de toujours réfléchir à la valeur de l’information commerciale rentrée (dans mon exemple du congé de maternité, ce qui est important, c’est la date de retour de votre interlocutrice, pas la nature du congé qu’elle prend)

Ce que vous venez de lire est mon interprétation des obligations des commerciaux face au RGPD.
Si toutefois je fantasme plus que de raison sur l’impact de ces nouvelles contraintes, j’aurai au moins le mérite de vous alerter sur la vraie valeur de l’information commerciale stratégique dans une relation client B2B.

Bon courage pour la mise en place du RGPD.

 

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