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Prospection commerciale B2B et durée de conservation des données de la relation client

Le RGPD : règlement européen de protection des données personnelles

Il est rentré en vigueur le 28 mai cette année. Je ne reviens pas sur les tenants et aboutissants de cette nouvelle obligation,
il y a suffisamment de littérature sur Internet pour comprendre son approche.

QUI est concerné par la durée de conservation des données personnelles ?

Nous sommes tous concernés par le RGPD, puis que nous collectons, dans le cadre de nos activités professionnelles, les données suivantes:

  • mails nominatifs
  • prénom+nom de nos interlocuteurs
  • N°de téléphone directs ou mobiles
  • et toute une somme d’information sur les habitudes d’achat de nos prospects (notes, historiques, résultats de nos actions de prospection)

C’est ce que je nomme ici les données personnelles liées à la relation client.

Il n’y a pas de « moi, je fais ci », « moi je fais ça », TOUT LE MONDE EST CONCERNÉ, car nous avons tous des fichiers clients et prospects.

La CNIL a édité un guide de sensibilisation au RGPD pour les petites et moyennes entreprises, à télécharger ici, pour les retardataires.

Vous lirez :

  • page 3 « En effet, le critère à prendre en compte est le volume ou la sensibilité des données traitées et non pas la taille ou le nombre d’employés d’une entreprise »
  • Page 25 « Une « donnée personnelle » est « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ».

QUOI, à propos la durée de conservation des données personnelles ?

Le principe : la durée de conservation est définie et limitée.

C’est le responsable du fichier (aussi appelé responsable du traitement) qui définit la durée.
Il s’oblige à consigner cette durée dans un fichier qu’il tient à jour et à disposition des instances légales, la CNIL par exemple en cas de contrôle.
Ce fichier est le registre de traitement des données.

Et, le responsable du registre…, c’est vous !

Précisons : si vous êtes un solo (entrepreneur indépendant), c’est vous à titre personnel.
Si vous êtes commercial dans une PME, je suppose que ce sera de facto le chef d’entreprise.

COMBIEN de temps conserver les données personnelles de la relation client ?

C’est 3 ans !

Je fais simple, car cette durée de 3 ans se précise de la façon suivante :

  • « La CNIL recommande que les coordonnées d’un prospect qui ne répond à aucune sollicitation pendant 3 ans soient supprimées »

Autres précisions de la CNIL :

  • « Si une durée de conservation n’est pas imposée par un texte légal (par exemple, 10 ans pour les documents comptables), il vous appartient de fixer vous-même cette durée en fonction de l’utilité de la donnée au regard du but poursuivi »
  • « la durée de conservation des données que vous fixerez ne devra pas être excessive au regard des raisons pour lesquelles vous les avez collectées
    (par exemple, le temps de la relation contractuelle pour les informations figurant dans un fichier de clients) »

ET APRÈS 3 ans ?

Je détruis les fichiers.
C’est plus que raisonnable, car en prospection commerciale, un fichier qui a déjà 2 ans est obsolète et fait souvent perdre du temps.

QUAND supprimer les données à caractère personnel ?

Dans le document de la CNIL, cité ci-dessus vous lirez page 31 :

  • « la durée de conservation de ces données (durée durant laquelle les données sont utiles d’un point de vue opérationnel, et durée de conservation en archive) ».

PAS QUOI ?

Cet article ne traite pas :

  • des données dites sensibles
  • du consentement
  • du DPO « Data Protection Officer », appelé en français « Délégué à la protection des données »
  • d’archivage des données

Autre :

  • « le critère à prendre en compte est le volume ou la sensibilité des données traitées » > je n’ai pas encore trouvé d’information qui permettrait de quantifier le volume ?

Je vous souhaite un bel été.

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