• Entrez votre adresse mail pour suivre ce blog et être notifié par email des nouvelles publications.

    Rejoignez 306 autres abonnés

  • Catégories

  • Archives

  • Stats du Site

    • 816 909 hits
  • Conseil en développement et structuration commerciale

  • Publicités

Ne plus perdre de temps en prospection commerciale et répondre au RGPD

 

 

 

 

 

 

 

RGPD (Règlement Européen de Protection des Données personnelles)

Vous ne tarderez pas, dans vos relations d’affaires, d’avoir vos clients et prospects vous demander votre charte RGPD.

Cette demande commence à me parvenir de la part de mes partenaires, poussés par leurs services juridiques ou avocats.

C’est légitime et vous n’y couperez pas surtout dans une relation de type « Responsable-du-traitement-des-données-personnelles » (votre client) et « sous-traitant » (vous).

Cette charte n’est pas une obligation du RGPD notamment pour les TPE,PME, Solos, mais elle le devient de fait.

Créer rapidement votre charte RGPD

Pour la créer rapidement, inspirez-vous du document (obligatoire ce coup-ci) que vous avez créé, le « REGISTRE DES ACTIVITÉS DE TRAITEMENT ».

Vous avez fait le « Descriptif des mesures de sécurité techniques et organisationnelles ». C’est lui qui constituera la charte.

Dans le même temps, votre prestataire web vous a sans doute aidé à mettre en place votre « Politique de confidentialité ». C’est une autre source pour compléter votre charte.

Si cela ne vous parle pas, c’est que vous avez pris du retard dans la mise en place de la réglementation.

Plus d’information sur le RGPD

Référez-vous au site de la CNIL

RGPD, nous sommes tous concernés

Publicités

Entreprises, commerciaux : comment vivre le RGPD ?

 

Bonjour à toutes et à tous, j’espère que la rentrée s’est bien passée pour vous et pour vos développements commerciaux.

Voilà maintenant près de 4 mois que le RGPD est en vigueur (règlement européen de protection des données personnelles).
Comment les professionnels et les particuliers se sont-ils emparés de cette obligation, et surtout comment la CNIL va-t-elle contrôler ?

Cher visiteur du blog, tu es chef d’entreprise, commercial(e), auto entrepreneur(e), jette un œil à ces deux articles pour garder le cap !

Les réponses en chiffres : Premier bilan factuel ou quantitatif
Le mode opératoire de contrôle : Ce que la CNIL va contrôler en priorité en 2018

Et que la force des bases de données soit avec toi !

Protection des données-personnelles : 10 mesures simples à la portée de tous

10 mesures simples

  1. protéger par mot de passe les documents bureautiques et pdf contenant des données personnelles
  2. chiffrer les fichiers de prospection commerciale
  3. partager les informations clés dans un espace de stockage en ligne, sécurisé
  4. envoyer les identifiants clients par SMS sur les téléphones mobiles
  5. adopter la double authentification pour les accès aux services cloud ou périphériques
  6. installer un logiciel pare-feu PC et smartphone
  7. installer un antivirus PC et smartphone
  8. utiliser un clavier virtuel
  9. crypter les frappes clavier
  10. supprimer de façon immédiate et permanente les fichiers

Aucune compétence, aucun investissement ne sont requis pour mettre en place ces solutions.
Des applications pérennes et gratuites se trouvent sur Internet.
Parfait pour le commercial, le solo ou l’entrepreneur.

8 outils gratuits que j’utilise

  1. protéger les documents bureautiques : Libre Office
  2. chiffrer les fichiers : AxCrypt
  3. stockage en ligne : Drop box, Google Drive
  4. pare-feu PC : ZoneAlarm
  5. pare-feu Androïde : NetGuard
  6. Antivirus Androïde : Kaspersky
  7. crypter les frappes clavier : KeyScrambler
  8. suppression permanente de fichiers : Eraser

ATTENTION :

  1. mon article n’a pas valeur à être un comparatif de solution
  2. vérifiez les liens de téléchargement et contrôlez avec votre antivirus les fichiers téléchargés
  3. vous avez d’autres solutions disponibles pour les mêmes finalités, faites vos courses
  4. je n’ai aucune accointance avec les éditeurs mentionnés

Bonnes vacances.

Prospection commerciale B2B et durée de conservation des données de la relation client

Le RGPD : règlement européen de protection des données personnelles

Il est rentré en vigueur le 28 mai cette année. Je ne reviens pas sur les tenants et aboutissants de cette nouvelle obligation,
il y a suffisamment de littérature sur Internet pour comprendre son approche.

QUI est concerné par la durée de conservation des données personnelles ?

Nous sommes tous concernés par le RGPD, puis que nous collectons, dans le cadre de nos activités professionnelles, les données suivantes:

  • mails nominatifs
  • prénom+nom de nos interlocuteurs
  • N°de téléphone directs ou mobiles
  • et toute une somme d’information sur les habitudes d’achat de nos prospects (notes, historiques, résultats de nos actions de prospection)

C’est ce que je nomme ici les données personnelles liées à la relation client.

Il n’y a pas de « moi, je fais ci », « moi je fais ça », TOUT LE MONDE EST CONCERNÉ, car nous avons tous des fichiers clients et prospects.

La CNIL a édité un guide de sensibilisation au RGPD pour les petites et moyennes entreprises, à télécharger ici, pour les retardataires.

Vous lirez :

  • page 3 « En effet, le critère à prendre en compte est le volume ou la sensibilité des données traitées et non pas la taille ou le nombre d’employés d’une entreprise »
  • Page 25 « Une « donnée personnelle » est « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ».

QUOI, à propos la durée de conservation des données personnelles ?

Le principe : la durée de conservation est définie et limitée.

C’est le responsable du fichier (aussi appelé responsable du traitement) qui définit la durée.
Il s’oblige à consigner cette durée dans un fichier qu’il tient à jour et à disposition des instances légales, la CNIL par exemple en cas de contrôle.
Ce fichier est le registre de traitement des données.

Et, le responsable du registre…, c’est vous !

Précisons : si vous êtes un solo (entrepreneur indépendant), c’est vous à titre personnel.
Si vous êtes commercial dans une PME, je suppose que ce sera de facto le chef d’entreprise.

COMBIEN de temps conserver les données personnelles de la relation client ?

C’est 3 ans !

Je fais simple, car cette durée de 3 ans se précise de la façon suivante :

  • « La CNIL recommande que les coordonnées d’un prospect qui ne répond à aucune sollicitation pendant 3 ans soient supprimées »

Autres précisions de la CNIL :

  • « Si une durée de conservation n’est pas imposée par un texte légal (par exemple, 10 ans pour les documents comptables), il vous appartient de fixer vous-même cette durée en fonction de l’utilité de la donnée au regard du but poursuivi »
  • « la durée de conservation des données que vous fixerez ne devra pas être excessive au regard des raisons pour lesquelles vous les avez collectées
    (par exemple, le temps de la relation contractuelle pour les informations figurant dans un fichier de clients) »

ET APRÈS 3 ans ?

Je détruis les fichiers.
C’est plus que raisonnable, car en prospection commerciale, un fichier qui a déjà 2 ans est obsolète et fait souvent perdre du temps.

QUAND supprimer les données à caractère personnel ?

Dans le document de la CNIL, cité ci-dessus vous lirez page 31 :

  • « la durée de conservation de ces données (durée durant laquelle les données sont utiles d’un point de vue opérationnel, et durée de conservation en archive) ».

PAS QUOI ?

Cet article ne traite pas :

  • des données dites sensibles
  • du consentement
  • du DPO « Data Protection Officer », appelé en français « Délégué à la protection des données »
  • d’archivage des données

Autre :

  • « le critère à prendre en compte est le volume ou la sensibilité des données traitées » > je n’ai pas encore trouvé d’information qui permettrait de quantifier le volume ?

Je vous souhaite un bel été.

Comment mieux prospecter par emails ?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aujourd’hui se déroulait un webinaire d’IKO SYSTEM par Nicolas Woirhaye.

Pour ce séminaire, les statistiques portaient sur 1,5 million de demandes de rendez-vous de commerciaux envers 220 000 décideurs.
Tous secteurs, dont Industrie , Logiciel, Hight, IT, Construction, Services, Médical, Transport, Loisirs, services ou encore Finance, Banque Assurances.

Il s’agit de données commerciales et marketing issues du terrain, comme je les affectionne.
Elles ciblent les fonctions de Pdg, informatiques, Marketing, DRH, Managers, DAF ……

De quoi dépoussiérer quelques idées reçues.

Disponibilité des destinataires de vos emails

Quand les destinataires prennent-ils le temps de cliquer, lire, répondre aux mails ?

Les meilleurs jours pour prospecter sont :

  1. le vendredi
  2. le mardi
  3. le samedi (les décideurs lisent leurs emails le samedi parce que les semaines sont trop courtes)
  4. le mercredi

Quels sont les horaires à préférer pour les envois d’emails ?

Il est plus intéressant de prospecter le matin parce que les destinataires prennent plus de temps de lire entre 8-12h.

Comportements positifs et efficacité de vos emails

Il ressort statistiquement que les comportements sont plus positifs à l’égard des commerciaux le matin et de moins en moins au fur et à mesure que la journée s’écoule.
Aucune réelle explication sur ce fait.

Par contre, il vaut mieux planifier les rendez-vous l’après-midi et en fin de journée.

La sensibilité des CRM au RGPD

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Le 25 mai prochain, le RGPD rentre en application. Il concerne toutes les entreprises.
Je ne reviens pas sur ce qu’est le RGPD, la littérature est abondante sur Internet pour maintenant vous faire une opinion.

RGPD et CRM : le champ libre ?

Le magazine ACTIONCO.FR, dans son article du 3 novembre dernier, intitulé « RGPD, pourquoi cela concerne aussi les commerciaux« , consacrait un paragraphe à la question « Quel impact sur les CRM  ? »

Il y est question des champs libres disponibles dans les CRM.
Les champs libres sont les zones de texte dans lesquelles un utilisateur du CRM (les commerciaux par exemple) rentre librement des commentaires. A l’opposé des champs libres, il y a les champs déroulants. Ces derniers vous déroulent une liste d’items à choisir pour notifier une situation ou un état de votre prospect.

Voilà, maintenant vous voyez ce que je veux dire.

Donc, ATTENTION aux données sensibles que l’on rentre dans ces espaces libres au regard du RGPD !

les données sensibles et le CRM

Vous savez que les données collectées se distinguent en :

  1. données personnelles (un nom, un téléphone, une adresse mail nominative…)
  2. données sensibles (origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé…)

Vous allez me dire : « Je ne gère pas de données sensibles, car ce sont uniquement des données commerciales classiques ». OUI, MAIS !

Je suis un professionnel de la vente et de la prospection téléphonique. Donc j’utilise toutes notes et historiques pour me permettre de relancer mes interlocuteurs dans le cadre de la gestion de ma relation client-prospect.

Hors, régulièrement, lorsque vous demandez au téléphone tel ou tel décideur, vous pouvez vous entendre dire par votre interlocutrice qu’untel (unetelle) est absent, car en maladie ou en congés maternité. L’intérêt est alors de pouvoir consigner une date hypothétique de rappel. Selon comment vous allez notifier cette information, vous prenez le risque de rentrer une information sensible.

Le risque de l’information sensible est là

Je reprends mon exemple ci-dessus. Albanne DUPONT (le nom est fictif bien sûr) , la DRH que vous souhaitez joindre au téléphone est en congé maternité jusqu’au 12 septembre. Vous ne demandez aucunement le détail du congé, mais c’est une banalité (la situation téléphonique, pas le congé maternité évidemment) que de le dire ainsi.

Dès lors, si vous rentrez sans y prendre garde la totalité de l’information, vous consignez des mots clés comme « maternité » ou dans d’autres cas « maladie ».

Mon interprétation de la donnée sensible vis-à-vis du RGPD

Comme beaucoup d’entre vous, je lis, pour les comprendre, les différents textes et explications que l’on trouve sur le Net au sujet du RGPD.
Et c’est en recoupant l’article d’ACTIONCO.FR et de ce que j’imagine (au vu des textes officiels) du poids des mots clés comme « maternité », « maladie », qu’il y a un risque de tomber sous le coup de l’interdiction de collecte d’une information sensible.

Comment se débarrasser des mots sensibles dans votre CRM ?

Je vous propose de réfléchir à 5 étapes :

  1. lister les mots clés qui font pencher la balance de « donnée personnelle » vers « donnée sensible »
  2. rechercher les termes dans votre CRM avec votre outil de recherche contextuelle
  3. éradiquer cette information qui ne vous est pas utile
  4. limiter le recours aux zones de commentaires libres et favoriser l’utilisation de menus déroulants de vos logiciels CRM
  5. vous fixer comme bonne pratique de toujours réfléchir à la valeur de l’information commerciale rentrée (dans mon exemple du congé de maternité, ce qui est important, c’est la date de retour de votre interlocutrice, pas la nature du congé qu’elle prend)

Ce que vous venez de lire est mon interprétation des obligations des commerciaux face au RGPD.
Si toutefois je fantasme plus que de raison sur l’impact de ces nouvelles contraintes, j’aurai au moins le mérite de vous alerter sur la vraie valeur de l’information commerciale stratégique dans une relation client B2B.

Bon courage pour la mise en place du RGPD.

 

Comment sauvegarder toute votre base de données commerciale avec ZOHO CRM Free

 

Le saviez-vous, ZOHO CRM limite les exports à 1000 enregistrements ?

ZOHO CRM, en version Free, permet d’exporter, module par module les prospects, clients et contacts. Mais cette opération est limitée à 1000 enregistrements.
Autrement dit, si vous avez une base de données de 2500 entreprises…., vous n’en sauvegardez pas la moitié !

Comment récupérer la totalité de sa prospection commerciale ?

Pour exporter la totalité de votre base de données commerciale, il faut vous rendre dans « Paramètres », puis « Administration de données » et « Exporter ».
Mais au lieu d’utiliser la fonction classique d’export, il faut cliquer sur « Demande de données de sauvegarde ».

Il vous en coûtera 10$, mais à ce prix là, puisque vous êtes déjà l’heureux utilisateur de la version Free, c’est donné.

Attention, vous recevez le l’Url pour le téléchargement de vos données dans la boîte mail de celui qui s’est déclaré administrateur.

Je vous invite à le faire régulièrement, car on ne sait jamais. Le monde de l’infonuagique (ou Cloud Computing si vous préférez) nous réserve parfois des surprises.